Você já deve conhecer o termo intranet, mas já parou para considerar os benefícios que ela pode trazer para sua empresa? Caso sim, sabe como definir um projeto para construir uma rede mais eficiente? Caso ainda tenha dúvidas sobre como começar ou se já possui uma rede interna e precisa aprimorá-la, confira as dicas que separamos para planejar uma intranet de sucesso.
Antes de mais nada, para que serve a intranet?
Elas são redes corporativas que ajudam na infra-estrutura para o encaminhamento de dados e comunicação. Ajudam na comunicação interna de empresas de diferentes portes e podem conectar usuários, independente da localização dos locais de trabalho.
Mesmo pessoas, departamentos e sessões distintas podem compartilhar e acompanhar todas as mudanças na empresa, mantendo assim a clareza e simplificando a gestão de todos os processos e projetos.
Vantagens com a implantação de uma intranet
Alguns dos benefícios que podem ser obtidos por uma empresa que opta por planejar uma intranet são:
- Conexão entre todas as unidades da corporação
- Aumento de eficiência no andamento das tarefas
- Redirecionamento de fluxos mais rápido
- O ambiente corporativo se torna mais dinâmico
- Fortalecimento da imagem corporativa
- Maior controle e documentação de dados
- Possibilidade de redução de ações burocráticas e acúmulos de documentos
9 passos para planejar uma intranet eficiente
1.Analise as principais necessidades da sua empresa
Cheque quais são as maiores demandas e pense em soluções que possam ser implantadas com a ajuda da intranet. Partindo do ponto de vista do que é necessário, ficará mais fácil resolver estes problemas e tornar a intranet ainda mais útil e eficiente.
2.Organize seu processo de trabalho nas principais sessões
Analise sua demanda e classifique o trabalho de sua empresa em sessões principais, para ajudar. Para construir uma organização mais estruturada, de forma colaborativa e eficiente, experimente utilizar a ajuda de mapas mentais para criar seus rascunhos. Uma sugestão de site para mapas mentais é o Miro.
3.Consulte sua equipe para captar ideias
Não crie o projeto sozinho. Procure coletar opiniões e indicações de membros da sua equipe, pois como estarão em contato direto com a ferramenta, podem sugerir ideias muito úteis para planejar uma intranet completa e eficiente.
4.Escolha um profissional de qualidade para a criação
Mesmo reunindo excelentes ideias, nada adiantará se selecionar o profissional errado. É muito importante não se limitar ao preço como critério de desempate entre profissionais, pois o barato pode sair caro e demandar um projeto muito mais longo. Uma das melhores sugestões é buscar analisar portfólios. Aproveite para consultar o nosso e solicite um orçamento agora mesmo!
5.Faça testes de verificação
Antes da implantação, é muito importante testar o desempenho e estabilidade da intranet, por isso, ao planejar uma intranet, durante o processo de criação, estabeleça um cronograma de testes. Você pode liberar o acesso a pequenos grupos ou setores e assim garantir um lançamento com o mínimo de erros.
6.Invista em conteúdos de qualidade para manter a atualização
Mesmo planejando o processo antes do lançamento, também é preciso organizar o desenvolvimento após sua implantação, por isso, uma das melhores formas é incluindo um cronograma de atualização de conteúdos, para manter a intranet ativa e o envolvimento de seus funcionários. Uma ótima forma de começar é criando um blog corporativo e um canal para publicação de boletim informativo.
7.Pense em um layout intuitivo
O layout da intranet da sua empresa precisa ser simples e o mais intuitivo possível. No caso de dúvidas, o usuário precisa encontrar com facilidade a informação desejada com no máximo 3 cliques.
8.Estimule a interação e o conteúdo colaborativo
Outra forma de manter a usabilidade da intranet e melhorar ainda mais o processo, é incluindo uma gestão colaborativa. Todos devem ser estimulados a participar gerando conteúdos, interagindo com os membros da equipe e de outros departamentos.
9.Faça verificações periódicas para manter a qualidade
Para finalizar, a última dica inclui a verificação através de testes periódicos. O ideal é planejar um cronograma para estas verificações e testes de desempenho. Faça avaliações consultando a opinião dos usuários e também solicite suporte técnico para manter tudo atualizado e operando corretamente.
